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多媒体教室电脑使用技巧之十二

信息来源: 暂无 发稿时间: 2010-05-31 浏览次数:

   

多媒体教室电脑使用技巧之十二

例146   Office 2007修改稿纸文字大小的方法

只要是用Office 2007制作的稿纸文件,全部只能使用默认的5号大小文字。修改稿纸文字大小的方法是,在稿纸编辑模式下,按动Ctrl+A键全选所有文字,然后右击鼠标,选择“复制”。“新建”一篇空白文档,将复制下来的内容粘贴到新文档中,在稿纸模式下也可以自由地更改字号了,经过这种方法“处理”过的稿纸文件,不仅会继续保持原有稿纸的全部特性。而且,修改后的文字,还能够根据自身大小,自动显示到最合适的位置上。

例147   Office 2007非稿纸格式与稿纸格式在同一文档中并存的方法

和普通文档所不同的是,在稿纸模式下,一篇文档是不能含有非稿纸内容的。但是在Office 2007中非稿纸格式与稿纸格式可在同一文档中并存,方法是:进入Office 2007的稿纸模式,编辑好所需的稿纸格式文件,并保存到桌面。然后,新建一篇空白文档,输入好其余非稿纸内容。在非稿纸格式文件中,使用“插入”标签→“对象”按钮,将刚刚存盘的稿纸文件调入当前文档。实现了非稿纸格式与稿纸格式在同一文档中并存的目的。同时,这里的稿纸内容也是可以修改的。只需用鼠标双击一下稿纸方格就可以编辑了,编辑好以后,单击右上角的“×”,关闭即可。

例148   Office2007浮动工具栏的设置方法

Office Word 2007新增了浮动工具栏功能,修改文档也更方便,输入一段文字并选中,移动鼠标指针到该文字上,会出现透明的浮动工具栏,接着把指针再移动到浮动工具栏上,浮动工具栏马上就变清晰了,从中能对字体、字号、文本颜色等进行设置。如果不习惯浮动工具栏,也可将其取消。设置方法:点击“Office按钮→Word选项”,打开“Word选项”对话框,勾选“选择时显示浮动工具栏”选项,点击“确定”按钮即可。

例149   office 2007自动滚动功能的设置方法

右击Word 2007标签栏,执行“自定义访问工具栏”命令。切换到“自定义”标签,将“从下列位置选择命令”一项设置为“不在功能区中的命令”。在下拉菜单中,找到并双击“自动滚动”命令,将其加入到快速访问工具栏,点击“确定”按钮保存此次修改即可。当在快速访问栏中点击“自动滚动”按钮之后,鼠标就会马上变形为“上下箭头”形状。此时,只要轻轻对它进行推动,文档便开始跟着自动滚动了,到所需要的位置,单击鼠标左键即可。若要再次进行自动滚动,可以再次单击左上角的“自动滚动”图标。注意,移动鼠标的距离不能太大,否则自动滚动太快,鼠标的位移大小是影响滚动速度的原因。

例150   Office 2007中快速为多组单词添加下划线

在为单词添加下划线时,都会借助工具栏上的“下划线”按钮。不过,由于单词与单词之间往往都用空格分隔,当我们向一组单词添加下划线时,难免会“波及”到这些空格。只要事先选中待操作单词,然后按动快捷键“Ctrl + Shift + W”。下划线已经按要求添加好了。

例151   Office2007中快速去除网址下划线的方法

Word中,有一项智能化功能。能够自动将用户输入的网址或电邮地址,转换为超链接格式。不过,由于好多正式文档对格式都有着严格要求,这些自动添加了下划线的超链接文字,自然会影响到文章美观。在Word 2007中,最简单的方法不是点击“下划线”按钮,也不是使用“取消超链接”命令。而是直接选中链接文字,按动Ctrl + U快捷键。值得注意的是,经过了这样的处理之后,下划线不仅已经不复存在,而且网址的超链接特性也被自动保留下来,方便我们的使用,只要按住“Ctrl+鼠标左键,即可再次链接到该网页。

例152   Office 2007另存为.doc的快捷方法

Word2007默认使用*.docx格式作为文档保存格式,考虑到交流的方便,一般还是建议保存为*.doc格式,但这往往需要单击Office按钮,依次选择另存为Word97-2003文档,或者在另存为对话框的保存类型中选择Word97-2003文档,如果只需要将文档保存为*.doc格式,那么可以通过Office按钮,打开Word选项对话框后,将保存文档的将文件保存为此格式选项设置为Word97-2003文档(*.doc)即可。不过,有时候可能需要保存为*.docx格式,有时又需要保存为*.doc格式,该如何解决这一问题?其实,可以为*.doc格式的保存操作设计一个快捷键,方法是:进入Word2007,按下Ctrl+Alt组合键的同时,按下数字小键盘上的“+”键,此时光标会变成中国结的图案。单击左上角的Office按钮,依次选择另存为Word97-2003文档,此时光标的中国结图案会变成默认的光标图案,并弹出自定义键盘对话框。鼠标单击请按新快捷键后面的文本框,在这里按下自己准备使用的快捷键,例如设置为“Ctrl+Alt+1组合键,单击将更改保存在Normal提示框菜单,并单击指定按钮。此时当前快捷键下面的文本框中会出现Ctrl+Alt+1的信息。关闭对话框,以后需要将文档保存为*.doc格式时,只需按下Ctrl+Alt+1组合键,就会直接弹出保存类型为Word97-2003文档的另存为对话框,不需要再另行设置。

例153   Word 2007多页打印预览的设置方法

预览时首先点击Office按钮,在弹出的菜单中选择“打印→打印预览”菜单命令,弹出打印预览对话框,在“预览”组中可以点击“下一页”和“上一页”按钮在不同的页面之间转换,在“显示比例”组中可以点击“单页”和“双页”按钮在预览时显示一页或者两页。如果想要在预览时显示更多的页数,可以单击“显示比例”按钮,弹出显示比例对话框。在对话框中点击选择“多页”单选按钮,然后点击确定按钮后Word就会自动将文档中所有的页面以缩略图的形式显示出来,并且无论文章有多少页,Word 2007都会将它全部显示出来,不用像以前版本那样需要自己估算应该有多少页才能显示全部内容。

例154   Excel 2007表格中输入“”的另一种方法

多数人在Excel中输入打钩“”是通过插入符号命令来插入的,也可以按住Alt键不放,再输入小数字键盘上的数字41420,松开Alt键就可以了。列举几个不同数字代表的含义。

ALT+

代表符号

ALT+

代表符号

ALT+

代表符号

ALT+

代表符号

41426

41427

41409

×

41444

41425

41428

41408

±

41445

41424

41429

41407

41446

41423

41430

41406

41447

41422

41431

41405

41448

¤

41420

41432

41404

41449

41421

41433

41403

41450

41419

41434

41402

41451

41418

41435

41401

41452

§

41417

41436

41400

41453

41416

41437

41399

41454

41415

41438

41398

41441

41414

41439

41412

41442

41413

41440

41411

 

 

41410

÷

41443

°

 

 

 

 

例155   Excel 2007语音校对功能的设置方法

Excel 2007的主界面中,右击功能标签,执行“自定义快速访问工具栏”命令。切换到“自定义”标签,将“从下列位置选择命令”设置为“不在功能区中的命令”。在下拉列表中找到并双击“按Enter开始朗读单元格”一项,将其添加到快速访问工具栏中,点击“确定”按钮,完成语音校对功能的设置。点击快速访问栏中的“语音校对”按钮(左上角)即可。而伴随着语音校对的启动,只要在单元格中输入相应数据或文字,并击打回车,系统便会自动将其读出,出错的机率也就减少了。

例156   Excel 2007重复数据快速找出/删除的方法

Excel 2007中查找重复数据,首先需要选中待查找单元格。然后,点击“开始”标签→找到“样式”中的“条件格式→突出显示单元格规则→重复值”命令,调出设置对话框。随后,再为重复数据设置一个醒目的显示格式。最后,点击“确定”按钮,所有包含有重复数据的单元格,便都会被明显得标识出来了。在Excel 2007中,除了能将重复数据全部挑出之外,还能将它们快速删除。而且,这个操作更为简单。首先选中待搜索的单元格,然后点击“数据”标签中的“数据工具”→单击“删除重复项”命令。从弹出的对话框中选择待处理数据列。最后,点击“确定”按钮,即可完成重复数据的删除任务。

例157   Excel 2003把表格转换为图片的设置方法

选中需要复制成图片的单元格区域,然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令,接着弹出“复制图片”窗口,选择“图片”单选项后点击“确定”按钮,这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可。在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项,在粘贴的时候如果表格没有边框,复制后的图片也不会出现边框。

例158   PowerPoint2007压缩ppt文件大小

首先要打开PowerPoint 2007,因为在PowerPoint 2003和以下版本没有这个功能。然后打开ppt。这个ppt的版本不限,可以是以前的2000-2003版本,也可以是2007版本。

直接按F12或者选择“另存为PowerPoint演示文档”,在弹出“另存为”对话框的左下角有一个“工具”下拉按钮,点击并选择“压缩图片”。在“压缩图片”对话框中点击“选项”按钮。弹出的“压缩设置”界面上默认“目标输出”选择的是“打印(220dpi)”,你可以选择“屏幕(150dpi)”或者“电子邮件(96dpi)”。点击确定保存。这样生成的ppt文件就很小了。

例159   Powerpoint2007PPT文件打包操作

将所有需要放映的Powerpoint演示文稿文件及演示文稿查看器一并“打包”,这样更便于操作者在各种环境中进行放映操作。点击菜单“文件—打包向导”,按照提示一路“Yes”下去就可以了,当然,如果要在没有安装Powerpoint的机子上播放的话,你在打包的时候要选择相应的打包类型。

1)打包到文件夹

启动Powerpoint 2007,打开相应的演示文稿,单击“Office按钮”,在随后出现的快捷菜单中,依次选择“发布-CD数据包”选项,在随后弹出的对话框中,单击“确定”按钮。单击上述“确定”按钮后,打开“打包成CD”对话框,单击其中的“选项”按钮。打开“选项”对话框,根据需要设置相应的选项属性,并单击“确定”按钮返回到“打包成CD”对话框。如果需要将多份演示文稿一并打包,则可以单击其中的“添加文件”按钮,打开“添加文件”对话框,将相应的文件添加即可。在“将CD命名为”右侧的方框中输入文件夹名称,再单击“复制到文件夹”按钮,打开“复制到文件夹”对话框。通过单击其中的“浏览”按钮,为打包的文件确定一个保存位置,然后单击“确定”按钮,在随后出现的如下图所示的对话框中,单击其中的“是(Y)”按钮,将链接的文件打包到文件夹中。打包完成后,返回到“打包成CD”对话框,单击其中的“关闭”按钮退出即可。

2)打包文件的使用

将上述打包后的文件夹复制移动到其他电脑中并进入该文件夹。双击其中的PPTVIEW.EXE文件,启动演示文稿查看器,选中需要放映的演示文稿,即可进入演示放映状态。

3)手动添加其他演示文稿

在上述打包操作过程中,通过“添加文件”按钮将其他演示文稿文件添加到播放列表中,其实在完成打包且复制到文件夹的操作后,也可以利用手动方式将其他演示文稿文件添加到播放列表中:将需要添加的演示文稿文件复制到上述打包文件夹中。进入打包后的文件夹,双击其中的playlist.txt文件将其打开,输入其他演示文稿的文件名称,再单击“保存”退出即可。