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多媒体教室电脑使用技巧之八

信息来源: 暂无 发稿时间: 2010-05-17 浏览次数:

   

多媒体教室电脑使用技巧之八

例89      Office Word 2007小纸也打大版面

A4纸用完了,手头只有16K的,可是所有的文档都按A4设置的。我们知道,16KA4尺寸略小,一旦调整文档版面,不但麻烦,如果有图文混排还容易造成错位等尴尬。有没有办法将大版面打到小纸上呢?

Word文档中按“Ctrl+P”,然后在缩放项目中,选择“按纸张大小缩放”,可以按照现有纸张的尺寸选择合适的。此外,它还支持将多页文档内容浓缩到一页中打印,只需在“每页的版数”中进行选择即可。当然,要在一页中容纳多页的内容,字体自然会被缩小,所以也适可而止。

例90      Office Word 2007省墨打印

按“Ctrl+P”,单击“打印机属性”。弹出的设置对话框因不同型号的打印机而会有所不同,相应调整操作。例如使用HP 6L打印机中,在“纸张/质量”项单击“高级”,打开高级选项,然后在“打印机功能”“省碳粉模式”中选择启用。速度果然快多了,而且更重要的是,如此设置之后,一个本来只能用3个月的硒鼓,使用的时间可以更长了。

例91      Office Word 2003对图片裁成五角星形

单击“视图”→工具栏→绘图,把绘图勾选上,也就是打开绘图工具栏,单击“绘图工具栏”中的“自选图形”→星与旗帜→五角星,这时会出现一个“在此处创建图形”的方框提示,把鼠标指针指向方框的外边(这样就不受方框的限制,以免给接下来的操作带来麻烦。),按住键盘上的一个Shift键(画正五角星),再按住鼠标左键拖动画出一个五角星,拖动五角星周围的控制点,根据最终需要调整好五角星的大小,双击画出的五角星中间,在“设置自选图形格式”对话框中选择“颜色与线条”选项卡,单击“填充”项中的“颜色”后边的下拉按钮,再单击“填充效果”,在“填充效果”对话框中选择“图片”选项卡,单击“选择图片”按钮选择一幅你中意的图片文件,并把下边的“随图形旋转填充效果”项前边的勾去掉,然后点“确定”返回,在“设置自选图形格式”对话框中的“颜色与线条”选项卡下,再单击“线条”项中的“颜色”后边的下拉按钮,选择“无线条颜色”,最后点“确定”退出,根据图像和最终形状的需要,拖动五角星上边的“旋转控制点”来调整一下五角星的角度,右键单击五角星,左键单击“复制”,然后单击“开始”→程序→附件→画图,启动画图工具,在画图窗口中单击“编辑”→粘贴,也就是把剪好的五角星粘到画图工具中去作一下简单处理。在画图窗口中单击“图像”→属性,在“属性”对话框中根据五角星的大小把宽度和高度都改为280,最后点“确定”退出。由于在画图窗口中粘入的五角星右边和下边有很大一块白边,所以在这里把宽度和高度缩小一下,在画图窗口中单击“文件”→保存,选择一个文件名和一种图像格式,把做好的五角星作为一个图像文件单独存放起来。

例92      调整打印机的分辨率

单击“文件”→“打印”,在打开的“打印内容”中单击“属性”按钮,然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率,例如360/英寸,这样打印起来速度就会快很多。 

例93      以草稿方式打印

以草稿方式打印工作表时,将忽略格式和大部分的图形,这样也可以达到提高打印速度的目的,大家要做的只需选择打印机设置框中的“按草稿方式”复选框。

例94      以单色方式打印

如果工作表中有很多彩色格式设置,那么要采用单色打印的方式,这样Excel在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度,打印速度自然大大提高,你可以选择打印机设置框中的“单色打印”复选框。

例95      Excel没有打印机一样可以打印预览

在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后,Excel会却提示没有安装打印机,且无法打印预览。其实,只要单击“开始”→“设置”→“打印机”,然后双击“添加打印机”项目,再随便安装一个打印机的驱动程序。重启Excel,就会发现已经可以打印预览了。 

例96      Excel打印指定页面

一个由多页组成的工作表,打印出来后,发现其中某一页(或某几页)有问题,修改后,没有必要全部都打印一遍!只要选择“文件”→“打印”(不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮,否则是将整个工作表全部打印出来),打开“打印内容”对话框,选中“打印范围”下面的“页”选项,并在后面的方框中输入需要打印的页面页码,再按下“确定”按钮即可。 

例97      Excel首行重复打印

当工作表大于1页时,用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行,可以这样设置,打开“页面设置”对话框,单击“工作表”选项卡,接下来只需在“打印标题→顶端标题行”文本框中输入:$1:$1类似的字符,或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以,以后就该表格首行就会打印在每页了。

例98      Word表格也缩印

有时为工作需要,可能要求将多页内容调整为一页打印出来(在Word中可以通过“缩放”技巧来实现),可选择“文件”→“页面设置”,再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签,在“缩放”组下有一个“调整为”选项,只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数(注意页宽和页高两个值必须一致)就可以了。不过,此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说,建议不要采用,否则会严重影响打印效果。 

例99      Excel打印选定区域

选定需要打印的区域,执行“文件”→“打印”,打开“打印内容”对话框,选中“打印内容”下面的“选定区域”选项,按下“确定”按钮就行了。如果经常要打印固定的某个区域,可以先选定相应区域,再执行“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”。经过这样的设置后,无论是执行菜单的打印命令,还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮,均可将设置的区域打印出来。此时,如果想打印别的内容,就必须先执行“文件”→“打印区域”→“取消打印区域”命令,然后再进行打印操作。

例100   Excel打印不连续的单元格(区域)

如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来,那么在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域),选中多个不连续的单元格(区域,如A2.B2:C8.D10……),然后选择“文件”→“打印”,打开“打印内容”对话框,选中“打印内容”下面的“选定区域”选项,按下“确定”按钮就行了。此时,系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开,打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上,B2:C8打印在另一张纸上……)。如果需要经常打印固定的不连续行、列,可以在上述隐藏设置完成后,执行“视图”→“视面管理器”,打开“视面管理器”对话框,按其中的“添加”按钮,在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称(如“打印”等),确定退出。以后需要打印时,再打开“视面管理器”对话框,选中“打印”视图项,按“显示”按钮,即可显示出设置好的打印页面,执行打印操作就可以了。 

例101   Excel打印不连续的行(或列) 

有时,需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来,可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键单击行(列)标,选中不需要打印出来的多个不连续的行(列),右击鼠标,选“隐藏”选项,将其隐藏起来,然后再执行打印操作就可以了。

例102   Excel将公式打印出来

如果要将单元格中的公式打印出来,则执行“工具”→“选项”,在“视图”标签中,选中“公式”选项,确定退出。此时,工作表中含有公式的单元格,不是显示公式的运算结果,而是显示出具体公式,执行打印操作,即可将公式打印出来。

例103   Excel一次打印多个工作表

在按住Shift(或Ctrl)键的同时,用鼠标在需要打印的工作表名称上单击,即可选中多个连续(或不连续)的工作表,进行正常的打印操作,即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中,选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项,再确定打印,即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。 

例104   Excel让每一页都打印出标题行

一个由多页组成的表格,通常需要在每一页上都打印出标题行:执行“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,单击“工作表”标签,在“顶端标题行”后面的方框中输入:$2:$3(这里假定第2和第3行为标题行,$符号在英文状态下,用Shift+4组合键输入),确定退出,再打印时,系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域,就可以为每一页添加上列标题。

例105   异地打印Excel表格

如果某台电脑(A电脑)没有安装打印机,而另一台有打印机的电脑(简称B电脑)上却没有安装Excel,可这样操作:先在A电脑上安装一下B电脑打印机的驱动程序,再打开需要打印的Excel工作簿,调出“打印内容”对话框,将打印机设置成B电脑上的打印机,选中“打印到文件”选项,并设置好其他选项,按“确定”按钮,在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名(如a.prn)后,再按“确定”按钮。然后将a.prn(保存在“我的文件”文件夹中)文件拷贝到电脑B中,在DOS状态下(Windows下的“MS-DOS方式”也可以),在文件所在的目录中,执行“copy a.prn lpt1命令,即可将Excel工作表打印出来。

例106   让工作表居中打印

有时,可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印,这些内容有可能会集中在纸张顶端,看起来很不美观,但如果人工调整又非常麻烦。这时,只要选择“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,单击“页边距”选项页,如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中,只要在“居中方式”小节下勾选“水平”复选框即可;如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中,只要勾选“垂直”复选框,当然建议同时勾选这两个复选项,这样就美观多了。

例107   Excel自动避开错误值打印

当工作表中存在公式时,有时难免会出现一些错误信息,当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择“文件”→“页面设置”,单击“工作表”标签,再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框,再从中将缺省的“显示值”改为“<空白>”,这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来,而是只打印空白单元格。

例108   Excel打印公式原形

首先,需要在工作表中将公式显示出来才行,在“工具”→“公式审核”菜单下选中“公式审核模式”选项即可。然后选择“文件”→“打印”,接着单击“选项”按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿。

例109   不让表头到表格中

有时打印表格线时,经常会把表头也弄到表格里面。这时,可以选取表格中需要打印的区域(记住不要选择表头),然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号,在出现的边框样式中选“所有框线”就行了。这样,打印出来后,表头就再也不会跑到表格里面去了。